ビジネス文書とは、仕事上で作成される文書のことです。判りやすく読みやすいのがビジネス文書の基本。
そのため、一定のルールや基本形式があり、後はその応用です。ここでは、作成の基本ルールやポイントをご紹介します。
ビジネス文書の種類
ビジネス文書は大きく分けて『社内文書』『社外文書』の2通りがある。
社内文書
通知書・通達書・稟議書・企画書・報告書・申請書など
社外文書
商取引文書／注文書・見積書・通知書・督促状・契約書など
社交文書／挨拶状・招待状・礼状・見舞状など
ビジネス文書作成の基本ルール
結論優先が原則
最初に結論を述べ、次に経緯や根拠、最後に意見・提言の順にまとめる。
簡潔な文章にする
センテンスや段落は短く切る。用件が複雑な場合は箇条書きにする。
事実は正確に
実際の数字を挙げる。図表を活用する。
書いたら読み返す
誤解を招くような言葉、業界にしか通用しないような専門用語はタブー。
書いたら必ず読み返し、上司のチェックを受ける。
手紙文作成ポイント
社交文書はルールにとらわれず、自分の言葉で丁寧に書くことが大切。
お礼状の場合は手書きの方がよい。
頭語と結語
一般の手紙‥（頭語）拝啓（結語）敬具
あらたまった手紙‥（頭語）謹啓（結語）敬白
略式の手紙‥（頭語）前略（結語）草々
敬称のつけ方
会社・団体・部課‥御中 「○○株式会社○○部御中」
個人・役職者‥様・殿 「営業部長 ○○様」「○○経理課長殿」
多数‥各位「株主各位」「お客様各位」
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